WP Hacks #1 : Comment WordPress peut faciliter la gestion d’un club de sport ?

Jus de cerveau

« Non mais WordPress c’est que pour les blogs ! »

Dixit votre beau-frère qui fait des vidéos de mariage


Dans la vie d’une agence WordPress, on entend encore trop souvent des petites phrases qui mettent en doute le potentiel de notre système de prédilection, et qui pointent des limites qui n’existent que dans des préjugés mal renseignés.   

Plutôt que de nous enfoncer dans une spirale de soupirs désespérés et de facepalm permanent, on a eu envie de trouver le moyen de parler de WordPress autrement qu’avec des arguments abstraits et des discours techniques. L’idée, c’est de montrer comment le CMS peut répondre à des situations très concrètes, grâce à son immense flexibilité.

On va donc commencer avec les adaptations réalisées par notre développeur Florian pour son club de ping-pong, dont il est président quand il enlève sa casquette Fantassin.

Une interface unique pour relier données et e-mailing

La gestion d’un club de sport, c’est tout un tas de tâches administratives chronophages qui peuvent vite venir gâcher le plaisir et les bénéfices du sport. Notamment la mise à jour des informations concernant les adhérents.

Comment centraliser une information juste, à jour, au même endroit et accessible à toutes les personnes concernées ?

Au commencement, la gestion des licenciés se faisait via un fichier Excel envoyé par mail, et impliquait un travail de compilation après chaque réception du fichier correspondant à chaque adhérent, avec d’inévitables erreurs de saisie et l’impossibilité pour les adhérents de mettre à jour leurs informations directement.

Une tentative a été faite avec un tableur enregistré sur une Dropbox partagée, mais dont l’édition simultanée provoquait des conflits et créait de nouveaux fichiers. Ce problème a été résolu en passant à un fichier Google Drive partagé, qui se met à jour en temps réel y compris lorsque plusieurs personnes saisissent des informations.

Mais il restait encore une question à résoudre : l’envoi des mails. Jusqu’ici, il était nécessaire de le faire à la main, mail par mail, avec parfois des oublis, ou des maladresses qui envoyaient les messages dans la catégorie “Spam”. Il fallait donc trouver une solution pour automatiser l’envoi des e-mails, aux inscrits, à leurs tuteurs s’ils sont mineurs, et selon les catégories d’âge pour les convocations aux compétitions.

Et c’est WordPress qui a répondu à cet enjeu : en créant dans le menu une nouvelle entrée “Licenciés”, les données liés à chaque adhérent ont pu être centralisées et synchronisées avec l’outil d’envoi d’e-mails Mailchimp. Les dates de naissances, liées à la catégorie d’âge, ont rendu les convocations automatiques pour les évènements qui y correspondent. Les dates de délivrance de certificat médical ont également été intégrées pour envoyer un message automatique quand il arrive à expiration et nécessite un renouvellement.

Wordpress Hack Ttac 3

Si on résume, on a une interface unique (et familière) pour récolter et saisir les informations des adhérents, les relier systématiquement à des catégories qui se synchronisent à un outil d’envoi de mails automatiques.

ET C’EST PAS FINI !

Le e-commerce au service d’une gestion automatisée

Une petite refonte du site a donné à notre magicien du code l’occasion d’optimiser encore un peu plus les choses : grâce à WooCommerce, les pongistes commandent leur licence et leur adhésion en ligne. C’est peut-être un détail pour vous, mais pour le club, ça veut dire beaucoup :

Cerise sur le gâteau, une fois l’achat validé, un petit robot s’occupe tout seul de faire la demande de licence à la fédération.

Voilà comment quelques ajustements de l’interface WordPress permettent d’économiser au secrétaire bénévole une grosse quinzaine d’heure de travail par semaine au début de la saison.

Wordpress Hack Ttac 2

On pourrait aussi parler du petit module de don qui facilite la participation financière de ceux qui voudraient soutenir le club de façon désintéressée, ou encore la possibilité de réaliser ses commandes de matériel par l’intermédiaire du club en ayant, de chaque côté de l’interface, un suivi du paiement et une production de facture automatisés.

Ca devrait déjà être suffisant pour convaincre, mais on en a encore sous le pied.

Les clés pour mieux organiser ses évènements

Parce que l’interface WordPress sert aussi à la gestion des évènements. Chaque année, la Fédération Française de Tennis de Table (FFTT) assigne à chaque club un numéro d’équipe, et toutes les dates et lieux des rencontres qui le concernent. La plupart de ces rencontres sont récurrentes, et reviennent d’année en année.

On a donc constitué une base d’évènements dans l’interface WordPress, par typologie (individuel/équipe), et par catégorie d’âge. Il ne reste plus qu’à actualiser les dates et la composition des équipes chaque année, et le système se charge du reste : envoi des messages de convocation, enregistrement des disponibilités, et même le choix du point de rendez-vous optimal pour le covoiturage, calculé en fonction de l’adresse des participants et du lieu de la compétition !

Notre développeur a aussi des idées pour l’avenir, notamment l’enregistrement des tableaux des scores pour produire automatiquement des statistiques individuelles et collectives pour les joueurs et joueuses du club.

Wordpress Hack Ttac 1

Tout ça pour dire que la technologie, et plus particulièrement WordPress, peut souvent sortir du cadre pour lequel elle a été originellement conçue. Dans le cas d’un club de sport, ça veut dire permettre d’économiser du temps et de l’énergie pour que les bénévoles puissent pleinement se consacrer à l’entraînement sportif et à créer du lien social. Parce qu’en définitive, c’est là que réside la valeur de l’humain et le sens de l’engagement bénévole.